Zum Hauptinhalt springen

Kontakte anlegen

Schnellanlage‚Äč

Um einen neuen Kontakt anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

(1) Klicken Sie Kontakte und w√§hlen dann "alle Kontakte" (2) Klicken Sie rechts auf "+ Erstellen". Es √∂ffnet sich ein Eingabefeld. Folgende Felder finden sich dort als M√∂glichkeiten f√ľr Eingaben:

Anrede (Herr, Frau, Familie, Firma)
Vorname
Nachname
Firmenname
Geburtsdatum
Telefon
Mobil
E-Mail
Quelle (z.B. Werbeaktionen, Website, etc.)

(3) Wenn Sie alle gew√ľnschten Felder ausgef√ľllt haben, klicken Sie auf speichern. Um weitere Daten an einem Kontakt auszuf√ľllen, schauen Sie gern die weiteren Schritte zum Kontakt anlegen an.

Reiter allgemein‚Äč

Die Detailansicht eines jeden Kontakts enth√§lt umfassende Informationen. Am Reiter ‚ÄúAllgemein‚ÄĚ k√∂nnen noch verschiedene Informationen hinterlegt werden. Klicken Sie jeweils in das gew√ľnschte zu ver√§ndernde Feld, um es zu bearbeiten.

Allgemein

Kontakt-ID: diese wird automatisch vergeben und sollte möglichst nicht verändert werden
Anrede: Auswal aus keine, Herr, Frau, Familie, Firma
Titel: wahlweise leer oder beliebig eintragen
Vorname
Nachname
Firmenname: optionaler Eintrag
Geburtsdatum: Manuell eintragen oder im Kalender wählen (Kalendersymbol)
Zust√§ndiger Mitarbeiter: Mit dem Dropdown-Pfeil einen Mitarbeiter w√§hlen falls erw√ľnscht

Kontakt

Telefon: Festnetz Telefonnummer
Mobil: Mobiltelefonnummer
Fax: Faxnummer
Portal-Nutzer: hier können Sie sehen, ob der Nutzer im Portal registriert und verifiziert ist
E-Mail: Emailadresse
Quelle: Optional wenn gew√ľnscht eintragen
Briefanrede: gesetzt ist zunächst der Standardwert Ihrer Organisation, aber auch individuell wählbar

Spendeneinstellung

Spendenquittungstyp: Hier k√∂nnen Sie im Dropdown w√§hlen zwischen ‚Äúkeine‚ÄĚ, ‚Äúeinzeln‚ÄĚ oder ‚Äúgesammelt‚ÄĚ

Bedankung: Hier k√∂nnen Sie im Dropdown w√§hlen zwischen ‚Äúautomatisch‚ÄĚ, ‚Äúmanuell‚ÄĚ oder ‚Äúkeine Bedankung‚ÄĚ

Spenden

Hier finden sich die Standard√ľbersichten einiger wichtiger Statistiken des Spenders. Wenn er noch keine Spende get√§tigt hat, sind hier keine Zahlen zu sehen.

tip

Sobald Sie ein Feld ver√§ndern, √∂ffnet sich unten eine Option mit ‚ÄúSpeichern‚ÄĚ und ‚ÄúAbbrechen‚ÄĚ sowie einer Anzeige, wie viele Werte Sie ver√§ndert haben. Vergessen Sie nicht, am Ende auf Speichern zu klicken!

Sperren‚Äč

Raisenext bietet die M√∂glichkeit, Kontakte zu sperren. Gr√ľnde hierf√ľr k√∂nnen z.B. sein:

  • der Spender m√∂chte nicht mehr Spenden und nicht mehr kontaktiert werden (aber seine Spendenhistorie kann und darf nicht gel√∂scht werden, soll behalten werden)
  • der Spender ist verstorben
  • der Spender ist minderj√§hrig
  • der Spender ist fehlerhaft, verzogen, doppelt etc.

Die Art/Namen der Sperren k√∂nnen Sie unter Kontakte-Einstellungen Sperren selbst individuell so anlegen, wie es f√ľr Ihr Unternehmen Sinn macht.

Wenn Sie dann Werbeaktionen, Spendenaufrufe, Mailings oder Briefe vorbereiten, können Sie mit Hilfe unserer Filter Funktionen diese gesperrten Kontakte ganz einfach herausfiltern (und somit auslassen).

Um dem Kontakt eine Sperre zuzuordnen gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie am Kontakt oben rechts bei Sperren auf ‚Äúerstellen‚ÄĚ
  2. Klicken Sie auf den Dropdown Pfeil bei Sperre (im Beispiel sehen Sie unsere Sperren, in Ihrer Organisation sind es vermutlich andere!)
  3. W√§hlen Sie die gew√ľnschte Sperre
  4. Klicken Sie auf den Dropdrown Pfeil bei ‚ÄúOpt Out Grund‚ÄĚ
  5. W√§hlen Sie den Grund f√ľr die Sperre
  6. Klicken Sie auf ‚ÄúSpeichern‚ÄĚ

tip

In der √úbersicht aller Kontakte sehen Sie vor einem gesperrten Kontakt ein kleines Symbol mit einer Person und einem Schloss.

Ebenso gilt: Wenn Sie einen gesperrten Kontakt √ľber die Suche finden, hat der Kontakt auch ein Schloss-Symbol, dabei allerdings in rot.

Adresse am Kontakt anlegen‚Äč

Um eine Adresse an einem Kontakt zu hinterlegen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie in der Detailansicht des Kontaktes auf ‚Äúerstellen‚ÄĚ bei ‚ÄúAdresse‚ÄĚ
  2. Geben Sie alle gew√ľnschten Daten des Kontaktes in die Felder ein
  3. W√§hlen Sie bei ‚ÄúArt‚ÄĚ der Adresse nun aus, wof√ľr diese Adresse verwendet werden soll (ein Kontakt kann auch mehrere Adressen haben, aber je Art nur eine)
info

Wenn Sie die Adressdaten eingeben, werden die Daten √ľber Google Maps abgeglichen und Ihnen werden direkt Daten vorgeschlagen. W√§hlen Sie gern aus diesen oder geben weiter die Daten manuell ein.

kontakte_adresse_google2.png

Mögliche Varianten von Adresstypen:

  • Hauptanschrift
  • Rechnungsanschrift (wenn Sie z.B. einen Onlineshop betreiben und der Kontakt √ľber diesen importiert wurde)
  • Lieferanschrift
  • Zuwendungsbest√§tigung (falls diese nicht auf die Hauptanschrift ausgestellt werden soll )
  • Sonstige
  1. Klicken Sie unten auf ‚ÄúSpeichern‚ÄĚ

Um eine Adresse am Kontakt zu ändern/zu ergänzen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Fahren Sie mit der Maus √ľber die Anschrift/Adresse und klicken dann das sich nun zeigende Feld ‚ÄúDetails‚ÄĚ
  2. Nun öffnet sich die Detailansicht der Anschrift
  3. Klicken Sie in das Feld, welches Sie ändern/ergänzen wollen. Sobald Sie etwas ändern, sehen Sie unten den Speichern-Button
  4. Geben Sie alle √Ąnderungen ein und klicken Sie ‚ÄúSpeichern‚ÄĚ

Bankkonten‚Äč

Auch wenn in der Detailansicht am Kontakt zuerst Spendenzusagen in der Auflistung stehen, zeigen wir Ihnen erst, wie Sie Bankkonten und SEPA Mandate anlegen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

  1. Um ein Bankkonto hinzuzuf√ľgen, klicken Sie an Ihrem gew√ľnschten Kontakt rechts an Bankkonten auf "Erstellen".

kontakte_bankkonten_erstellen_1

In dem sich nun öffnenden Feld tragen Sie nun die IBAN Daten ein. Dabei gibt Ihnen das Programm bei falschem IBAN Format eine Fehlermeldung, wenn die IBAN das korrekte Format hat, wird automatisch die BIC und Bankname ergänzt.

kontakte_bankkonten_ibanfalsch<-3

kontakte_bankkonten_ibankorrekt_4

  1. Tragen Sie nun noch im Feld G√ľltig von ein, ab wann der Spender das Mandat erteilt hatte. Klicken Sie anschlie√üend Speichern.
tip

Sollte der Kunde irgendwann das Konto schlie√üen/beenden, k√∂nnen Sie das Konto in der Detailansicht (klicken auf Details am Bankkonto, Ablauf genauso wie beim √Ąndern der Adresse eines Kontaktes) auf G√ľltig bis zum Tag des Ablaufes beenden.

In der √úbersicht sehen Sie bei nicht g√ľltigen SEPA Mandaten einen roten Punkt. Bei g√ľltigen ist dieser gr√ľn.

kontakte_bankkonten_invalid_iban_5

kontakte_bankkonten_valid_iban_6

SEPA Mandate‚Äč

Sobald Ihr Spender ein Bankkonto hat, können Sie ein SEPA Mandat anlegen, um Spenden via Lastschrift einziehen zu können.

Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie in der Detailansicht am Kontakt rechts bei SEPA Mandate auf "Erstellen".
  2. W√§hlen Sie zun√§chst, falls der Spender mehrere Konten hat, durch klicken auf den Pfeil rechts an Bankkonto das gew√ľnschte Konto aus.
  3. Die Mandatsnummer wird automatisch erstellt
  4. Tragen Sie ein, wann das Mandat erstellt wurde (Mandatsdatum)
  5. Falls Ihr Account mit unterschiedlichen Unternehmen arbeitet, ist es eine verpflichtend, auszuw√§hlen, f√ľr welches Unternehmen dieses Mandat gilt! (erneut durch auf den Pfeil klicken bei zugeh√∂riges Unternehmen).
  6. Wählen Sie die Mandatsart aus (Einzelmandat oder wiederkehrend).
  7. Klicken Sie auf Speichern.

kontakte_Sepa_mandat_gesamtgif

tip

Genauso, wie am Bankkonto, sehen Sie in am Kunden mit Hilfe des gr√ľnen oder roten Punktes direkt, ob das Mandat g√ľltig ist. Entzieht der Spender das Mandat, kann bei der Bearbeitung des Mandats G√ľltig bis zum Ende eingetragen werden - ab diesem Datum ist der Punkt dann rot.

Spendenzusagen‚Äč

Spendenzusage erstellen‚Äč

Nun, da Sie wissen, wie ein Bankkonto und SEPA-Mandat am Kontakt erstellt wird, kann wie folgt eine Spendenzusage erstellt werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Klicken Sie am gew√ľnschten Kontakt bei Spendenzusagen auf "erstellen" (der Kontakt hier im Screenshot hat bereits eine Spendenzusage).
  2. F√ľllen Sie das Eingabefeld aus, dabei finden Sie folgende Felder:
    • Betrag: hier kann jede beliebige Summe eingetragen werden
    • Aktion: Falls Sie die Spender einer Aktion zuweisen wollen, k√∂nnen Sie durch klicken auf den Pfeil (und damit √∂ffnen der Dropdown Auswahl)eine Aktion ausw√§hlen
    • Werbecode: Hier gilt dasselbe, wie f√ľr Aktion. Im Dropdown kann der passende Werbecode zugewiesen werden
    • Verwendungszweck: hier kann ein beliebiger Text hinterlegt werden
    • Beschreibung: hier kann eine Beschreibung hinzugef√ľgt werden
    • Zahlungsart: wenn ein Bankkonto mit SEPA Mandat vorliegt, kann hier "Lastschrift" gew√§hlt werden, ansonsten "√úberweisung" oder "Sonstiges" (z.B. bar oder Paypal)
    • Mandat: dieser Punkt wird nur zur Verf√ľgung gestellt, wenn Sie "Lastschrift" als Zahlungsart gew√§hlt haben. In diesem Fall w√§hlen Sie das gew√ľnschte Mandat aus
    • Rhythmus: hier k√∂nnen Sie w√§hlen, ob die Spende einmalig oder f√ľr Dauerspenden wie Patenschaften oder Mitgliedschaften wiederholend ist. Bei wiederholenden Rhythmen wie z.B. "Woche(n)" steht dann eine Auswahl zur Verf√ľgung, alle wie viel Wochen die Spende erfolgen soll (selbes gilt f√ľr Tage, Monate, Jahre)
    • Erster Einzug: hier wird eingetragen, wann die Zahlung das erste mal erfolgt
    • Einzug auf Konto: hier k√∂nnen Sie am Dropdown w√§hlen, auf welches Ihrer Konten die Spende geht/eingezogen werden soll
    • Standard Buchhaltungskonto: hier k√∂nnen Sie aus dem Dropdown w√§hlen, an welches Buchhaltungskonto die Spende verbucht werden soll
  3. Klicken Sie auf "Speichern"

kontakte_spendenzusagen_gesamt

Spendenzusage beenden‚Äč

Bei wiederkehrenden Spendenzusagen kann es nötig sein, diese mit einem Enddatum zu versehen/zu beenden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Klicken Sie an der Spendenzusage auf "Details" (erscheint, wenn Sie mit dem Mauszeiger √ľber die Spendenzusage fahren)
  2. In der Detailansicht finden Sie unter "Erster Einzug" auch den Punkt "Letzter Einzug"
  3. Dort können Sie nun das Datum des letzten Einzuges setzen

kontakte_spendenzusage_enddatum 4. Klicken Sie auf "Speichern"

Segmente‚Äč

Um einem Kontakt Segmente zuzuweisen gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie am Kontakt auf "Segmente" und dort "Hinzuf√ľgen".
  2. W√§hlen Sie am sich √∂ffnenden Fenster aus dem Dropdown die gew√ľnschten Segmente.

kontakte_segmente1

tip

Wenn Sie nicht sicher sind, welche Segmente es gibt, können Sie sich diese durch klicken auf "Auflistung" anzeigen lassen.

kontakte_segmente_auflistung

Segmente am Kontakt löschen

Um ein Segment am Kontakt wieder zu löschen, klicken Sie an der "Segmente" Sektion am Kontakt auf den Namen des zu löschenden Segments.

Nun öffnet sich ein Fenster, in dem Sie dann "löschen" klicken können.

Kontakte_segment_loeschen